Август 2016 — Русьинновация

ЕСЛИ ВЫ ДУМАЕТЕ, ЧТО УПРАВЛЕНИЕ ЛЮДЬМИ - ЭТО ПРОСТО, ТО ОШИБАЕТЕСЬ. КОНЕЧНО, ЕСТЬ СВОИ ФОРМУЛЫ, НО ФОРМУЛЫ ЯВЛЯЮТСЯ ОБЩИМИ, А КАЖДЫЙ ИНДИВИДУУМ - УНИКАЛЬНЫЙ СЛУЧАЙ. ТА ЖЕ ПИРАМИДА МАСЛОУ В ПРИМЕНЕНИИ К КОНКРЕТНОМУ ЧЕЛОВЕКУ ТРЕБУЕТ ПЕРЕСТРОЙКИ. НЕ ВЕРИТЕ?

Но ведь люди же объявляют голодовку и порой готовы идти на каторгу - это же прямое противоречие пирамиде. Разумеется, столь яркие случаи к нашему разговору не относятся, это примеры нетривиальной мотивации (то есть она существует и требует осмысления). Пирамида - это общий подход, который применим к большинству, но не ко всем. Например, ярко отличаются люди творческих профессий, и именно для них принцип "незаменимых нет" не совсем верен. Возможно, они заменимы, но сколько стоит такая замена и сколько времени будет потеряно? Получается, что та же мотивация угрозой увольнения уже неуместна. Она, естественно, работает, но это крайний случай, до которого лучше не доводить. Этот волшебный инструмент, как в сказке, можно использовать лишь однажды, а второй раз он уже и не сработает.

Одно яйцо нельзя высидеть дважды

Третье правило баклана

Недоступные приемы

Вспомним одну нашумевшую историю. В 2011 году хакер Дэвид Уайтейкер был приговорен к 65 годам тюремного срока за кибермошенничество. Созданная им псевдокомпания по продаже электронного оборудования обманула 83 человека.

Так я обманул 11 девочек, 3 мальчиков и одного очень доброго старичка.

Мультфильм "Приключения Функтика" по книге Валерия Шульджика

На процессе Дэвид признался, что имел отношение и к другому незаконному бизнесу. Правда, отношение отдаленное (под ответственность не попадающее), но бизнес был очень опасным. Дэвид Уайтейкера "дизайнил" сайты для продавцов наркотиков и помогал продвигать их в рекламной системе Google (AdWords). Вопрос требовал серьезного расследования, ведь не важно, продвигает ли наркотики Google или это делается с помощью Google. К расследованию требовалось подключить опытных специалистов, одним из них и оказался именно Дэвид Уайтейкер. Мотивированный возможностью смягчения приговора за помощь следствию, Уайтейкер приложил свои таланты, чтобы выявить все возможные случаи мошенничества и исправить систему фильтрации рекламных сообщений AdWords. Таким образом преступник умилостивил правосудие и сократил свой срок до двух лет.

Этот случай интересен как вариант недоступного нам способа мотивации. Репрессивный аппарат в соответствии с законом находится в руках государства и жестко регламентирован (пытки недопустимы).

Вместо репрессий

Нет у нас надсмотрщиков с кнутами и не должно быть, и даже рассуждения на эти темы нужно считать кощунственными. А что же у нас есть? Применимость общепринятых методологий управления в творческой среде весьма незначительна. Остается набор каких-то не универсальных приемов, ограниченных ситуацией. Большинство из них можно использовать единожды, но это не должно останавливать процесс. Ведь успешный управленец - не только тот, кто чувствует, когда прием можно применить, а когда он нанесет вред, но и тот, кто придумывает такие способы регулярно и на ходу.

Он знал 8 ударов и 11 защит и все его искусство сводилось к комбинированию

Шрам. Марина Дяченко, Сергей Дяченко.

Дальше в этой статье я приведу несколько случаев, в которых мы использовали смелые управленческие приемы когда обычные не помогали.

Руководство для юного падавана

Консалтинг - креативная профессия, и во избежание негатива (который рубит вдохновение) надо стараться обходится без жестких мер. Но профессия - это работа, а работа порой и рутина, которую творческому человеку делать не хочется.

Так ведь творец всегда найдет способ превратить нудное занятие в интересное. Помните, как Том Сойер красил забор? Вот и мы будем делать так же - сейчас я покажу это на примере истории с руководством пользователя к ПО. Перед нами стояла задача подготовить пользовательскую документацию на хитрую форму ввода данных. Здесь сказалась и сложность отрасли (оплата высокотехнологичного товара аккредитивами и банковскими гарантиями), и гибкость интерфейса (с запасом на разные случаи), и высокие требования пользователей. Форма получилась мощной, но путанной, несмотря на аккуратную реализацию.

Прежде всего мы попытались сделать описание в лоб. Не тут-то было! Множество взаимосвязанных, влияющих друг на друга инструментов не слушались. Было заметно, что, последовательно описав каждую кнопку формы, мы получаем какой-то канцелярский перечень, а не учебник. А чтобы объяснить принципы работы формы, требовалось тщательно рассмотреть каждый инструмент несколько раз: сначала отдельно, потом в сочетании с другими. Эту рутину делать не хотелось.

Тогда мы придумали психологический прием и превратили составление описания в игру. Было принято решение описать форму в ведическом стиле, и вот что из этого получилось:

Что наша жизнь? Игра!

Модест Чайковский

Первый уровень погружения

"Настоящая форма является настолько сложной, что достижение ее понимания без наставника почти невозможно даже для людей с высшим образованием. В связи с этим изучение формы разделено на несколько ступеней. Для того чтобы наглядно показать инструменты первой и второй ступени, ученику следует выбрать простых поставщиков из списка, предложенного наставником". И дальше в увлекательной форме преподнесены секреты мастерства для юного падавана.

Конечно, перед сдачей работы мы изменили стиль нашего повествования, переделав его в стандартный консультантский: "Первый уровень погружения" превратился в "Основные инструменты", второй в "Дополнительные инструменты"... Это была лишняя работа, но это было сделать легко. А самая сложная часть работы была реализована как настоящее произведение искусства...

Интересно, что при этом большой популярностью у операторов пользовался именно ведический вариант, который распространился с быстрее, чем официальный.

Профессия "хороший человек"

Вторая история хотя и не относится к программному обеспечению, но показывает, что творческое решение управленческих задач существенно повышает результат и одновременно сокращает затраты.

Одна детская студия (мини-колледж) была озабочена поиском администратора. Проект вырос из идеи в полноценный социально значимый и к тому же прибыльный бизнес (идеальный случай). На начальном этапе бизнесмен делал все сам, как это обычно и бывает. Но бизнес растет, и вот уже пора применить промышленный подход и найти администратора, способного всем управлять. Первый неудачный эксперимент, существенно снизивший выручку, показал, что даже хороший администратор - это не тот, кто нужен.

- а тут еще этот тиран...
- король?
- нет что вы? К его величеству мы давно привыкли.
Тиран - это министр администратор.

К/ф "Обыкновенное чудо"

Самый важный вывод, который дался нам горьким опытом, заключался в том, что нужен вовсе не администратор, а человек, умеющий общаться с родителями. А родители - это не покупатели, и дети - не товар. Если родитель водит сына на курсы, то он готов обсуждать это часами, и надо идти ему навстречу. Таким образом, обнаружилось явное несоответствие названия должности и ее содержания, ведь административная работа подразумевает планирование занятий, нагрузку преподавателей, обеспечение лицея всем необходимым.

Кроме того, даже внимательный и болеющий за дело администратор явно не мог успеть успокоить всех родителей и поговорить с каждым. Тогда возникла интересная идея - передать общение с родителями отдельному специалисту. Так все-таки, это должен быть психолог или продавец?

Это должен быть хороший человек, но хороший человек не профессия. Чтобы понять, кто нам нужен - решили изучить вопрос "от процесса". Родители приходят в колледж и ждут детей в раздевалке. Именно там, в момент ожидания, они готовы и хотят поговорить о своих чадах и именно там должен сидеть новый администратор. И тут возникла гениальная идея. Ведь у нас нет почти никаких требований к профессии, а хороший человек - не профессия. Значит, профессия может быть любой. В холле, где родители встречают детей, находится два или три человека, которых можно приобщить к нашей цели, - гардеробщик, охранник и продавец канцтоваров. Следовательно, нам нужен не гардеробщик, а хороший, приятный, внимательный и общительный человек, готовый работать гардеробщиком. Нам требуется не охранник, а приятный и внимательный человек и т. д.

Фото Бобковой Ольги, сделано в детской музыкальной школе №1 имени С.С. Прокофьева. Фото не имеет прямого отношения к описанной здесь истории, но эта галерея школы вдохновила автора статьи рекомендовать введение должности "хороший человек"...

Приняв такое нестандартное решение, мы быстро начали поиск соответствующих кандидатур. На те же самые должности и на ту же зарплату мы искали других людей: внимательных и отзывчивых. Нужно было создать приятную культурную атмосферу в фойе заведения, и это удалось сделать (благо внимательные люди в наши времена еще встречаются). За первые два месяца работы в новом составе отток учащихся сменился притоком, а уже через год учебное заведение стало претендовать на официальное звание колледжа.

К чему все эти истории

Пятьсот лет назад управлять людьми было проще: гребцы были прикованы к веслам, а тамтамы отстукивали нужный ритм. Но на отсутствие эффективных инструментов пусть жалуются нытики. Если подойти к вопросу творчески, всегда можно найти способ добиться результата. Ресурсов полно - они лежат у нас под ногами. Осталось только присмотреться внимательнее и не лениться.

Мартынов Дмитрий 2014 г. "Управление в ведическом стиле"

Музыка нас связала
Тайною нашей сталаВсе эпиграфы к этой статье взяты из песни "Музыка нас связала" группы Мираж.

В классической музыке музыкант является инструментом в руках композитора и играет по нотам. В популярной музыке чаще всего музыканты пишут музыку сами, а искусство импровизации совсем не подразумевает нот. Правда, знаменитые импровизации ставши классическими затем перекладывают на ноты, и у них появляется новая жизнь: меняется аранжировка, добавляется новое звучание и настроение.

Так и бизнес, который вырос как искусная импровизация для перехода на новый уровень требует переложение факта на бумагу, для анализа происходящего и принятия решений по совершенствованию.

Последнее время все чаще можно встретить описания бизнес-процессов (БП), сделанных, что называется, "своими силами". Именно это обстоятельство побудило к написанию статьи. К сожалению большинство таких документов, которые случилось увидеть были мало пригодны для серьезного дела. Нельзя сказать, что они были принципиально неправильными, но ряд упущений настолько их портил, что об их существовании хотелось тут же забыть. Что же это за упущения, и как с ними бороться, мы разберемся по ходу этой статьи постепенно приближаясь к сути вопроса. Постараемся избежать большого количества технических деталей, но полностью от них уйти нельзя, т.к. предмет разговора того требует.

Неужели я сама
Не найду на все ответ

Эта статья адресована тем, кто хочет сэкономить на описании бизнес-процессов, поручив подготовку документа внутренним специалистам. Ведь описание бизнес-процессов вещь для фирмы не обязательная, и без него все работает. Но в любой стабильной компании существует механизм передачи полномочий, он называется "должностные инструкции". Если бизнес сложен, а должность ключевая, то должностные инструкции полезно нарисовать для облегчения восприятия. Аккумулирование бизнес-процессов в общем описании нужно, для того чтобы сделать бизнес более прозрачным, особенно для его продажи.

Документ "Описание БП" становиться особенно актуальным, как только появляется потребность реорганизации (или как сейчас модно говорить - реинжиниринга) компании. В этом случае документ используется чтобы:

1. На нем как на карте сражений пометить суть запланированных преобразований,
2. Ввести в курс дела участника преобразований,
3. Ручкой а не на пальцах поставить задачу начальникам отделов и внешним специалистам.

В том, что документ готовиться своими силами, есть плюсы:

• Это выходит дешевле;
• Внутренний специалист, лучше разбирается в практиках родного бизнеса.

Стороннему консультанту, сначала предстоит изучить терминологию и ключевые особенности предмета, стандарты отрасли. На это уходит время. Правда он лучше знает как и что надо описывать. Есть же определенные правила, общепринятые нотации и специальный софт. Пример такой нотации можно посмотреть на рис. 1 и рис. 2.

Нотация IDEF0

Рис.1.

Пример описания БП с помощью IDEF0

Рис.2.

Не читайте нам нотаций

Не читай нотаций мне
Мама, это ни к чему

А разве это нам нужно? - Спросит директор, резонно предполагая, что соблюдение всех стандартов заметно повысит стоимость результата. Один из знакомых директоров рассуждал так: "Приглашать стороннего специалиста - дело дорогое, а у нас задачи простые - зачем нам все эти нотации. А спец, бывает что то там нарисует своими крючками, ничего не понятно, признаться не удобно, так ему еще за это и платить надо".

Соглашусь, если задачи простые, чего городить огород. А если сложные, то надо упрощать, а не усложнять навороченной нотацией. Ведь, очевидных плюсов от использования красивых крючков нет. Если нет очевидных, это не значит, что нет ни каких. Эти правила и нотации придуманы не для того, чтобы консультант не скучал... Тот кто занимается бизнесом, хорошо знает, что не все полезное является очевидным. Что ж, поищем скрытый позитив и для этого заглянем в историю вопроса.

Рынок описания БП существует очень давно. Однако за последние полтора десятилетия он сделал стремительный рывок, благодаря появлению новой отрасли - автоматизации учета и управления на предприятиях. Растущий рынок дал шанс новичкам, придумавшим новые нотации пробиться и застолбить свое место. Например на российском рынке за несколько последних лет массированные рекламные и информационные акции со стороны IDS Scheer (главного поставщика ARIS - см. рис. 3) создали прослойку специалистов по описаниям автоматизируемых процессов.

Использование нотация ARIS требует большой детализации бизнес-процессов.

Рис.3.

Внедрение систем класса ERP (управления ресурсами), CRM (взаимоотношения с клиентами), MRP (планирования производства) неизбежно приводит к изменению процессов, и если это заранее не планировать, то результат может быть хуже, чем хочется. Кроме того автоматизация это работа с информацией, а значит полезно знать, какая информация кем генерируется, откуда и куда идет. Но специальные нотации для внедрения автоматизации, у нас так и не прижились и используются редко.

Описание бизнес-процессов в России веяние относительно недавнее, несмотря на внушительное количество ГОСТов в этой области (3.1109, 34, ИСО и др.). Сейчас, с качеством описания собственных бизнес-процессов лучше всего дела обстоят в банках. Дело в том, что в отличии от других коммерческих структур банк - это инфраструктурная организация и поэтому она находится в жестких рамках регламентов определенных законодательством. Банк работает по принципу управления операционным днем. В результате даже упрощенное описанные бизнес-процессов Банка (русским языком без использования нотаций) получается более детально проработанным, т.к. опирается на фундамент, построенный на томах регламентов предопределяющих стандарты, терминологию, роли и правила. Эти стандарты являются общепринятым языком в банковской среде и описание бизнес процессов будет легко читаемым для любого специалиста.

В коммерческих структурах описание бизнес процессов требует предварительного словаря терминов. И начиная его готовить и согласовывать многие сталкиваются с тем, что одни и те же вещи в разных отделах называются по разному. Вдаваясь в детали выясняется, что разные названия действительно несут в себе разные оттенки смысла. Согласование терминологии один из самых трудоемких процессов описания БП. Важно начать и запустить этот процесс. Большую часть работы могу взять собственные подразделения фирмы, ведь необходимость регламентировать свою деятельность приводит к большей организации процессов и процедур.

Когда описание требуется для автоматизации, возможна и обратная последовательность. Изменение бизнес-процессов делается параллельно внедрению информационной системы, а описание новых БП ведется "по горячим следам" и представляет из себя одно целое с документацией системы.

Нотный стан

Я забыла все, чему
Нас учили столько лет

Как ни странно, но выбор нотации и правильность описания более критична для малого и среднего бизнеса. Крупные компании обычно обладают большей эластичностью процессов из-за взаимозаменяемости сотрудников. Для малого бизнеса, где исполнение критических точек сводится к 2-3 принимающим решения людям - некорректное указание маршрута процесса может породить в корне неправильную концепцию решения. Раз критичен результат, значит важен и инструмент, но как его выбрать?

Каждая нотация приспособлена под определенный круг задач. Будем считать наиболее актуальной задачей изменение бизнес-процессов в рамках проекта автоматизации управления. Для этих целей есть хороший набор инструментов имеющий достаточное распространение: это и российские ГОСТы, и тот же ARIS, и IDEF, а так же EPC (рис.4 и рис.5).

Нотация EPC

Рис.4.

Описание бизнес-процесса с помощью EPC

Рис.5.

Если книга пишется на определенном языке, то самым важным является наличие читателя, который знает это язык и умеет его читать. Исходя из этого наилучшим является наиболее распространенный стандарт описания БП.

При выборе нотации так же важным критерием является так же возможность использования знакомого программного инструмента. Например, Microsoft Business Solution в 2002 году предлагал для информационной системы Navision нотацию On-Target, сопровожденную специальным программным решением. Это тот самый случай, когда лучше выбрать что то другое - мало того что, нотацию On-Target у нас ни кто не знает, так еще и программная среда потребует времени на ее изучение. Положительным же примером я бы назвал использование нотации IDEF, и программы Visio, весьма распространенной и обладающей, необходимым набором инструментов для рисования IDEF диаграмм (рис. 6).

Бизнес-процессы IDEF выполненные в Visio

Рис.6.

Конечно описание БП можно сделать и просто словами, а так же нарисовать различными симовлами (собственной придумки) так как это кажется понятным. Наличие такого описания это лучше чем ничего, но соблюдение стандартов все же полезно.

Полнота и глубина звучания

Что меня тянет сюда я не знаю

Чем дальше в лес, тем больше дров. Выбор правильной глубины искусство доступное экспертам. Если копать слишком глубоко, то это:

1. займет много времени,
2. часть деталей измениться в процессе создания документа.

Распространенной ошибкой является попытка подогнать описания под нотацию. Например, пытаться описать процедуры в формате ARIS, т.е. достигать очевидной избыточности в описании, когда это не требуется.

Но, более частой ошибкой является недостаточная глубина документа. В итоге, получается формальный документ не пригодный для работы, т.к. все важные детали приходится выяснять в процессе.

Пришло время поделиться секретом, правда он будет полезен тем кто хорошо знаком с упомянутыми нотациями. Иногда в описании можно комбинировать разные нотации. Например, чтобы правильно выбрать глубину, можно начать с того, что написать концептуальное описание (верхний уровень процессов) в свободном формате информационных потоков (IDEF или DFD), связи между процессами (средний уровень - принятия решений) - в ARIS, а собственно процедуры (нижний уровень - исполнение процессов) в той нотации, которая более понятна исполнителям (собственным специалистам или же привлеченным консультантам). Был случай, когда для нижнего уровня пришлось разработать собственную методологию.

Мелодия - это последовательность звуков, а не нот

Позабудь об этом дне
Спор не нужен никому

Значит можно описать БП и просто словами, без всяких нотаций. С нотацией конечно правильней, однако важно не это. Описание БП это не конечный продукт, а только инструмент для новых свершений. Это значит, что он должен быть приспособлен к дальнейшему активному использованию. Главная проблема большинства документов из серии "сделай сам" заключается в неудобстве применения. Например, один такой документ состоял из описания сделанного в Microsoft Word и рисунков сделанных в PowerPoint, прыгать из программы в программу было ужасно неудобно, пришлось потратить большое количество времени, чтобы просто свести все это в один документ. Получается, что документ должен обладать следующими свойствами:

1. Иметь четкий порядок и группировку разделов, т.е. быть концептуально целостным (обычно это значит, что если ты концепцию - значит ты научился им пользоваться);
2. Четко выделять бизнес подразделения и давать им понятные названия и нумерацию;
3. Четко выделять бизнес процессы и тоже давать им понятное название и нумерацию;
4. Нумеровать элементы следует так, чтобы исключить путаницу (это заметно облегчает поиск): например, Отдел №1 должен иметь в документе номер Отд001, а Бизнес-процесс №1 должен иметь номер БП001;
5. Документ должен иметь раздел содержание с древовидной структурой;
6. Компания это целостный организм и ни какой бизнес-процесс не висит в воздухе - он всегда связан с другими БП, с бизнес единицами и отделами. Для отражения этих связей можно использовать гиперссылки - это облегчит поиск информации и переход от одного объекта к другому.

Для дела можно использовать любой текстовый редактор поддерживающий гиперссылки.

Рекомендация: аккомпанимент для солиста

Некоторые считаю, что в профессиональной музыкальной группе достаточно иметь одного или двух настоящих музыкантов. Ни один искренний ценитель музыки с этим не согласится. Эти разговоры, возникают по причине недостатка в профессионалах и творческих личностях.

У бизнеса бывают похожие сложности. Хороших специалистов знающих свою компанию с ног до головы, немного, при этом они очень заняты. Анализируя бизнес-процессы своими силами, мы экономим деньги, и может быть, экономим время. Но отрывать лучших на описание БП не всегда возможно. Можно поручить рутину исполнителям рангом пониже, но тогда появляется риск затягивания процесса. Незнание принципов построения таких документов несет в себе риск безрезультатности (результат непригодный к употреблению, это все равно что его отсутствие).

Наилучшее качество и скорость при подготовке документа возможны в альянсе, ключевого специалиста и опытного консультанта. Результатом будет согласованный язык описания бизнес процессов (т.е. терминология бизнеса компании) и само описание в деталях достаточных для решения дальнейших задач.

Всем уговорам твержу я в ответ
Нас не разлучат, нетНапоминаем, что все эпиграфы к этой статье взяты из песни "Музыка нас связала" группы Мираж

Сторонний консультант напишет документ на языке нотаций понятной другим консультантам и часто, более приспособленной для дела. Вам не понятны все эти крючки? Но эти нотации совсем не сложны, может быть стоит их выучить?

Мартынов Дмитрий